Für Millionen Ukrainer, deren berufliche Tätigkeit vor dem 1. Januar 2004 begann, ist ein entscheidender Moment gekommen. Die Pensionskasse der Ukraine hat eine klare Frist festgelegt: Bis zum 10. Juni muss die Digitalisierung der papierenen Arbeitsbücher abgeschlossen sein. Diese Anforderung betrifft alle, die in dem Land vor der Einführung elektronischer Einträge zu arbeiten begonnen haben.

Wer und wie kann Daten hochladen

Das Verfahren zur Überführung von Dokumenten in ein digitales Format erfordert keinen persönlichen Besuch in staatlichen Einrichtungen. Die Initiative können sowohl die Arbeitnehmer selbst als auch ihre Arbeitgeber ergreifen. Der Aktionsalgorithmus ist maximal vereinfacht:

  • Es müssen hochwertige Scan-Kopien aller ausgefüllten Seiten des Arbeitsbuchs erstellt werden.
  • Die erhaltenen Dateien müssen auf das offizielle Webportal der Pensionskasse der Ukraine (portal.pfu.gov.ua) hochgeladen werden.

Auf dem Portal steht auch eine Prüfungsfunktion zur Verfügung: Im persönlichen Konto kann man überprüfen, ob das papierene Arbeitsbuch bereits digitalisiert wurde.

Was tun, wenn das Dokument verloren ist oder das Unternehmen in einem Kriegsgebiet liegt

Die Situation mit der Bestätigung der Berufserfahrung wird für diejenigen komplizierter, deren Unternehmen in besetzten Gebieten oder in Zonen aktiver Kampfhandlungen liegen. In solchen Fällen kann das papierene Arbeitsbuch durch andere rechtliche Dokumente ersetzt werden. Die Pensionskasse akzeptiert:

  • Arbeitsverträge;
  • Zertifikate über die Berechnung des Lohns;
  • Zertifikate vom Arbeitsplatz;
  • Auszüge aus Anordnungen.

Wenn dokumentarische Bestätigungen nicht gefunden werden können, kann die Berufserfahrung durch zwei Zeugen bestätigt werden, die gemeinsam mit dem Antragsteller gearbeitet haben. Die Schlüsselbedingung: Die Zeugen müssen eigene Dokumente haben, die ihre gemeinsame Arbeit bestätigen.

Folgen einer verpassten Frist

Die Hauptfrage, die die Bürger bewegt: Was passiert, wenn man bis zum 10. Juni nicht fertig wird? Experten und Vertreter der Behörde geben eine beruhigende Antwort – die Versicherungsdienstzeit geht nicht verloren. Die Pensionskasse wird auch nach dem 10. Juni 2026 Scan-Kopien von Arbeitsbüchern annehmen. Allerdings ermöglicht die rechtzeitige Einreichung von Dokumenten, zukünftige bürokratische Verzögerungen zu vermeiden und gewährleistet die Transparenz der Rentenbuchhaltung.