Viele sind immer noch der Meinung, eine Cloud-Kasse sei lediglich eine Software, die in einer „virtuellen Realität' existiert, ohne physisches Gerät. Doch dies ist ein Irrtum. Eine Cloud-Online-Kasse ist eine echte Registrierkasse mit einem Fiskalspeicher, der Daten zu jedem Verkauf speichert. Sie befindet sich lediglich nicht im Büro, sondern in einem Rechenzentrum.

Das Team von ITSM 365 hat sich gemeinsam mit Renat Saitow, Produktleiter von ATOL Online, angesehen, wie Cloud-Kassen tatsächlich funktionieren, welche Mythen Unternehmen bei der Wahl der richtigen Lösungen behindern und warum der Verkauf ausfallen kann, wenn das Internet weg ist – selbst wenn die Kasse „in der Cloud' liegt.

Wie eine Cloud-Kasse funktioniert: Von der Zahlung bis zum Beleg

Die Cloud-Kasse ist mit dem System des Kunden integriert – sei es CRM, CMS, Online-Zahlungsabwicklung oder eine eigene Unternehmensplattform. Wenn ein Kunde eine Ware auf einer Website oder in einer App bezahlt, werden die Transaktionsdaten über eine API an die Kasse übermittelt. Der Fiskalspeicher verschlüsselt die Informationen und sendet sie an den Operator für Fiskaldaten (OFD). Der Kunde erhält einen elektronischen Beleg – per E-Mail, Messenger oder SMS.

In 80 % der Fälle werden Cloud-Kassen speziell in Online-Shops eingesetzt. Wichtig ist jedoch zu verstehen: Eine erfolgreiche Fiskalisierung hängt nicht nur von der Verfügbarkeit der Kasse selbst ab, sondern von der gesamten Kette – von der Website bis zur Steuerbehörde (FNS).

Was passiert, wenn das Internet ausfällt?

Es gibt drei Szenarien, die oft verwechselt werden:

  • Problem im Vertriebskanal. Der Kunde kann den Auftrag nicht aufgeben oder bezahlen – dann liegt das Problem an der Website, der App oder der Zahlungsabwicklung. Die Kasse hat damit nichts zu tun.
  • Die Anfrage erreicht die Kasse nicht. Wenn das System des Kunden, das die Zahlungsdaten übermittelt, nicht verfügbar ist oder die Verbindung abbricht, erhält die Kasse keine Informationen zur Fiskalisierung. Der Beleg wird erst erstellt, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist.
  • Der Beleg wurde erstellt, aber nicht an den OFD übermittelt. In diesem Fall arbeitet die Kasse weiter. Der Fiskalspeicher speichert die Belege und sendet sie an den OFD, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist. Der Provider hat 30 Tage Zeit – wenn das Internet nicht wieder da ist, sperrt die Steuerbehörde den Fiskalspeicher.

Um das Risiko eines Verkaufsstillstands zu minimieren, müssen redundante Kanäle, Warteschlangen, Wiederholungen von Anfragen, Statusüberwachung und Fehlerüberwachung der API konfiguriert werden. Der Support des Cloud-Kassen-Dienstes kann dabei helfen.

Kann eine Cloud-Kasse an einem physischen Standort verwendet werden?

Nein. Eine Cloud-Kasse ist eine hervorragende Lösung für Fernverkäufe und automatisierte Verkäufe, eignet sich jedoch nicht für Zahlungen an einem physischen Verkaufsort. Gemäß dem Gesetz 54-FZ muss das Unternehmen unmittelbar nach Erhalt der Zahlung einen Papierbeleg an der am Zahlungsort installierten und registrierten Kasse erstellen.

Die Ausnahme im Gesetz betrifft nur Fernverkäufe, verteilte oder automatisierte Verkäufe – dort kann die Kasse an einer beliebigen Adresse registriert sein, und der Beleg wird dem Kunden elektronisch übermittelt. Genau dies schafft die Möglichkeiten für die Anmietung von Cloud-Kassen.

Wo können Cloud-Kassen noch eingesetzt werden?

Regelmäßige Zahlungen, automatische Abbuchungen, Tarifverlängerungen – all dies lässt sich in der Cloud automatisch fiskalisieren. Auch im Gesetz 54-FZ gibt es spezielle Bestimmungen für Zahlungen für Versorgungsleistungen und Telekommunikation, bei denen die Fiskalisierung von Zahlungen für einen Monat möglich ist.

Wenn die Zahlung „vor Ort' stattfindet, aber außerhalb eines stationären Standorts, kann das Unternehmen je nach Bedingungen und gesetzlichen Anforderungen wählen.