Steuerprüfungen: Wie Unternehmen sich vor chaotischem Handeln schützen – Ratschläge eines Anwalts

Probleme während einer Steuerprüfung in der Ukraine entstehen in den meisten Fällen nicht aufgrund tatsächlicher Verstöße seitens des Unternehmens, sondern wegen chaotischen und spontanen Handelns der Mitarbeiter. Dies erklärte der Anwalt und Leiter der Praxis für Unternehmensbegleitung bei GRACERS, Anatoli Sywozdrav, in einem Kommentar gegenüber RBC-Ukraine. Seiner Ansicht nach ist der entscheidende Faktor zur Risikominimierung nicht die nachträgliche Reaktion, sondern die systematische Vorbereitung, die lange vor dem Erscheinen der Finanzbeamten im Büro einsetzt. Der Experte gliederte den Prozess der Begleitung einer Steuerprüfung in mehrere aufeinanderfolgende Phasen, von denen jede ein klares Verständnis der Regeln und Verfahren erfordert.

Dokumente: Nur das übergeben, was den Prüfungsgegenstand betrifft

Die bloße Durchführung einer Prüfung verleiht dem Prüfer nicht das Recht, die gesamte Dokumentation des Unternehmens ohne Einschränkungen zu überprüfen. Gemäß der Steuergesetzgebung der Ukraine ist das Unternehmen verpflichtet, auf der Grundlage von Urbelegen, Buchführungsnachweisen und Finanzberichten Buchführung über Einnahmen, Ausgaben und andere Kennzahlen zu führen – jedoch ausschließlich im Umfang, der mit der Steuerberechnung zusammenhängt. Daher empfiehlt Sywozdrav, vor der Übergabe jeglicher Unterlagen sicherzustellen, dass diese tatsächlich dem Gegenstand und Zeitraum der konkreten Prüfung entsprechen. Dokumente „zur Sicherheit“ dem Prüfer zu übergeben, ist kategorisch zu unterlassen. Der Experte betont die Bedeutung einer vorherigen Abgleichung der Dokumente und Erklärungen, damit sie einander nicht widersprechen – genau solche internen Unstimmigkeiten werden am häufigsten zur Grundlage für zusätzliche Beanstandungen.

Prüfung der Befugnisse der Prüfer: Dienstausweis, Verfügung und Prüfungsauftrag

Bevor die Prüfung beginnt, muss das Unternehmen die Dienstausweise der Prüfer sowie die Verfügung und den Prüfungsauftrag zur Durchführung der Prüfung überprüfen. In der Verfügung ist auf die korrekte Bezeichnung des Unternehmens, die Registriernummer (EDRPOU), die Art und die Grundlage der Prüfung sowie den Zeitraum und die Daten zu achten. Im Prüfungsauftrag müssen die Daten des Unternehmens, die Art der Prüfung, die Namen und Funktionen der Prüfer sowie die mit der Verfügung übereinstimmenden Angaben verzeichnet sein. Eine unzureichende Ausfertigung auch nur eines dieser Dokumente ist, so der Anwalt, ein gesetzlicher Grund, die Prüfer von der Durchführung der Prüfung auszuschließen. Dies ist keine Formalität, sondern ein reales Schutzinstrument, das viele Unternehmer aus Angst vor einem Konflikt mit den Prüfern ignorieren.

Schriftliche Anfragen der Finanzverwaltung: Ignorieren ist nicht zulässig

Besondere Aufmerksamkeit verdienen die schriftlichen Anfragen der Staatlichen Steuerverwaltung. Sywozdrav betont: Selbst wenn das Unternehmen der Ansicht ist, dass die Anfrage mit Verstößen erstellt wurde oder die angeforderten Dokumente nicht zum Prüfungsgegenstand gehören, darf sie nicht ignoriert werden. Die richtige Strategie besteht darin, eine schriftliche Antwort zu geben, in der man seine Position erklärt und begründet, warum bestimmte Dokumente nicht vorgelegt werden. Schweigen oder mündliche Ablehnung werden von der Finanzverwaltung als Weigerung zur Zusammenarbeit gewertet, was zu zusätzlichen Sanktionen führen und die weitere Zusammenarbeit erschweren kann.

Interne Vorbereitung: Wer, was und wie bei einem Besuch der Prüfer

Auf die Prüfung sollte man sich nicht erst dann vorbereiten, wenn die Prüfer bereits vor der Tür stehen, sondern rechtzeitig im Voraus. Der Anwalt rät, Schwachstellen im Dokumentenfluss im Vorfeld zu identifizieren, die Aktualität der Dokumente zu überprüfen und die interne Ordnung der Kommunikation mit der Finanzverwaltung zu regeln. Von entscheidender Bedeutung ist die Benennung einer verantwortlichen Person, die befugt ist, Dokumente zu übergeben und Erklärungen abzugeben, sowie die klare Anweisung an alle Mitarbeiter, wen sie über den Besuch der Prüfer zu informieren haben und wie sie sich in deren Gegenwart verhalten sollen. Spontane Gespräche der Mitarbeiter mit den Prüfern im Vier-Augen-Prinzip, ohne Anwesenheit des bevollmächtigten Vertreters, erhöhen nach Ansicht von Sywozdrav nur die Risiken für das Unternehmen – die Mitarbeiter könnten unbewusst Informationen offenlegen, die später gegen das Unternehmen verwendet werden.

Widerspruch gegen den Prüfungsbericht: Die erste vollständige Schutzphase

Wenn die Prüfer Verstöße im Prüfungsbericht festhalten, bedeutet dies noch nicht, dass die Position der Finanzverwaltung endgültig ist. In der Widerspruchsphase ist das Unternehmen verpflichtet, jeden festgestellten Verstoß im Detail zu analysieren, ihn mit den Urbelegen und Erklärungen abzugleichen und eine fundierte Position zu bilden. Der Hauptfehler, den Sywozdrav als systemisch bezeichnet, ist die Betrachtung des Widerspruchs als Formalität vor Gericht. In Wirklichkeit ist dies bereits die erste vollständige Schutzphase, in der es nicht genügt, einfach „nicht einverstanden“ zu schreiben, sondern die Schlussfolgerungen der Prüfer punktweise zu widerlegen und die eigene Rechtmäßigkeit dokumentarisch zu belegen. Bei Vorliegen von Gründen kann die Finanzverwaltung eine steuerliche Benachrichtigungsentscheidung erlassen, die ihrerseits im Verwaltungsverfahren angefochten werden kann – durch Beschwerde bei der ukrainischen Finanzverwaltung sowie vor Gericht.

Risikoorientierter Ansatz und faktische Prüfungen: Zwei verschiedene Szenarien

Für geplante Prüfungen wendet die Finanzverwaltung einen risikoorientierten Ansatz an: Die Aufnahme in den Prüfungsplan hängt von einer Reihe von Faktoren ab, darunter die Branchenzugehörigkeit, das Geschäftsvolumen und die Historie der Zusammenarbeit mit der Finanzverwaltung. Faktische Prüfungen sind eine eigene Kategorie. Sie werden ohne Vorwarnung durchgeführt und betreffen die Arbeit an Kassenregistriergeräten (RK/PRKO), Bargeldoperationen, Lizenzen, den Umgang mit steuerpflichtigen Waren und die Einstellung von Mitarbeitern. Anlass für eine faktische Prüfung kann ein Hinweis anderer staatlicher Organe, eine Verbraucherbeschwerde, Störungen in der Kassenregistrierung oder Informationen über nicht eingestellte Mitarbeiter sein. Deshalb, so das Fazit des Anwalts, ist „der Schutz des Unternehmens keine einmalige Maßnahme nach Erhalt des Berichts, sondern eine durchgehende Strategie von der ersten Minute der Prüfung bis zur endgültigen Beilegung des Steuerstreits“. RBC-Ukraine erinnert zudem daran, dass die Finanzverwaltung in letzter Zeit die Arbeit zur Aufdeckung nicht registrierter Unternehmen verstärkt hat: Die Steuerbehörden analysieren Seiten in sozialen Medien und führen gemeinsame Einsätze mit der Polizei durch. Bei Verstößen ist zunächst eine Aufklärungsarbeit vorgesehen, und bei deren Ignorierung werden Bußgelder verhängt.