Проблеми під час податкової перевірки в Україні найчастіше виникають не через реальні порушення з боку бізнесу, а через хаотичні та спонтанні дії працівників підприємства. Про це в коментарі РБК-Україна заявив адвокат, керівник практики супроводу бізнесу GRACERS Анатолій Сивоздрав. За його словами, ключовим фактором мінімізації ризиків є не постфактумна реакція, а системна підготовка, розпочата задовго до того, як інспектори ДПС з'являться на порозі офісу. Експерт розклав процес супроводу податкової перевірки на кілька послідовних етапів, кожен з яких потребує чіткого розуміння правил і процедур.
Документи: передавайте лише те, що стосується предмета перевірки
Сам факт проведення перевірки не дає інспектору права переглядати всю документацію підприємства без обмежень. Згідно з Податковим кодексом України, бізнес зобов'язаний вести облік доходів, витрат та інших показників на основі первинних документів, реєстрів бухгалтерського обліку та фінансової звітності — але виключно в частині, пов'язаній з нарахуванням податків. Тому, за рекомендацією Сивоздрава, перед тим як передавати будь-які папери, необхідно переконатися, що вони стосуються саме предмета та періоду конкретної перевірки. Передавати інспектору документи «на всякий випадок» категорично не варто. Експерт підкреслює важливість попередньої звірки документів і пояснень, щоб вони не суперечили одне одному, — саме внутрішні несумісності найчастіше стають підставою для додаткових претензій.
Перевірка повноважень інспекторів: посвідчення, наказ і направлення
Перед допуском до перевірки бізнес зобов'язаний перевірити службові посвідчення інспекторів, а також наказ і направлення на проведення перевірки. У наказі необхідно звернути увагу на правильність назви підприємства, код ЄДРПОУ, вид і підстави перевірки, період і дати. У направленні мають бути зазначені дані підприємства, вид перевірки, прізвища та посади інспекторів, а також реквізити, що збігаються з наказом. Ненадлежаще оформлення хоча б одного з цих документів, за словами адвоката, є законною підставою не допустити інспекторів до проведення перевірки. Це не формальність, а реальний інструмент захисту, який багато підприємців ігнорують через страх конфлікту з перевіряючими.
Письмові запити ДПС: ігнорувати не можна
Окремої уваги заслуговують письмові запити Державної податкової служби. Сивоздрав підкреслює: навіть якщо бізнес вважає, що запит складено з порушеннями або запитувані документи не стосуються предмета перевірки, ігнорувати його не можна. Правильна стратегія — надати письмову відповідь, у якій пояснити свою позицію та обґрунтувати, чому конкретні документи не надаються. Мовчання або усна незгода в очах ДПС розцінюються як ухилення від співпраці, що може тягнути додаткові санкції та ускладнити подальше взаємодію.
Внутрішня підготовка: хто, що і як робить під час візиту інспекторів
Готуватися до перевірки слід не тоді, коли інспектори вже на порозі, а заздалегідь. Адвокат радить заздалегідь визначити вразливі місця в документообігу, перевірити актуальність документів і налагодити внутрішній порядок спілкування з ДПС. Критично важливо призначити відповідальну особу, уповноважену передавати документи та давати пояснення, а також чітко пояснити всім працівникам, кого необхідно повідомити про прихід інспекторів і як поводитися в їхній присутності. Спонтанні розмови співробітників із перевіряючими тет-а-тет, без присутнього уповноваженого представника, за словами Сивоздрава, лише додають бізнесу додаткових ризиків — працівники можуть несвідомо розкрити інформацію, яку згодом використають проти підприємства.
Відповідь на акт: перший повноцінний етап захисту
Якщо інспектори фіксують порушення в акті, це ще не означає, що позиція ДПС остаточна. На етапі заперечень бізнес зобов'язаний детально розібрати кожне зафіксоване порушення, зіставити його з первинними документами та поясненнями і сформувати аргументовану позицію. Головна помилка, яку Сивоздрав називає системною, — сприймати заперечення як формальність перед судом. Насправді це вже перший повноцінний етап захисту, де важливо не просто написати «не згоден», а по пунктах спростувати висновки перевіряючих і підтвердити свою правоту документально. За наявності підстав ДПС може прийняти податкове повідомлення-рішення, яке, в свою чергу, можна оскаржити в адміністративному порядку — скарою до ДПС України, а також у суді.
Ризик-орієнтований підхід і фактичні перевірки: два різні сценарії
Для планових перевірок податкова застосовує ризик-орієнтований підхід: потрапляння в план-графік залежить від низки факторів, включаючи галузеву належність, обсяг операцій та історію взаємодії з ДПС. Фактичні перевірки — окрема категорія. Їх проводять без попередження, і вони стосуються роботи за РРО/ПРРО, готівкових операцій, ліцензій, обігу підакцизних товарів та оформлення працівників. Підставою для фактичної перевірки може стати сигнал від інших державних органів, скарга споживача, збої в звітності за РРО або інформація про неоформлених працівників. Саме тому, за висновком адвоката, «захист бізнесу — це не одна дія після отримання акта, а послідовна стратегія від першої хвилини перевірки до остаточного вирішення податкового спору». Окремо РБК-Україна нагадує, що податкова останнім часом посилить роботу зі виявлення неліцензованої (незареєстрованої) діяльності: податківці аналізують сторінки в соціальних мережах і проводять спільні рейди з поліцією. За порушення спочатку передбачена роз'яснювальна робота, а в разі її ігнорування — застосування штрафних санкцій.
